Technische Dokumentation - Normen, Gesetze, Richtlinien - was muss rein?
04.01.2021 - Max Hoehle
Was bedeutet es eine technische Dokumentation anzufertigen, welche Normen, Gesetze und Richtlinien müssen beachtet werden? In unserem heutigen Artikel erfahrt ihr mehr...
Wer mit dem Begriff "Technische Dokumentation" konfrontiert wird, denkt wohl zunächst an eine technische Zeichnung oder eine Bedienungsanleitung. Tatsächlich steckt aber viel mehr hinter diesem Ausdruck. Welche Dokumente gehören in eine vollständige Technische Dokumentation? Welche unterschiedlichen Ausgestaltungen der Technischen Dokumentation gibt es und welche Gesetze, Normen und Richtlinien müssen dabei jeweils beachtet werden? Diese und weitere Fragen zur Technischen Dokumentation möchten wir in diesem Beitrag beantworten.
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Wofür wird eine Technische Dokumentation benötigt?
Zunächst einmal dient diese Dokumentation als Informationsgrundlage für verschiedene Zielgruppen, die mit dem Produkt in Berührung kommen. Neben den Kunden zählen zu diesen Zielgruppen die Mitarbeiter des Herstellers und abhängig vom jeweiligen Produkt auch vertriebliche Zwischenhändler oder Dienstleister für Montage und Reparatur. Die Informationen beziehen sich also nicht nur auf das Produkt an sich, sondern auch auf den sachgerechten Umgang über den kompletten Lebenszyklus des Produktes. Dieser umfasst die Entwicklung, Herstellung, Auslieferung, Verwendung, Wartung und Entsorgung des Produktes einschließlich all seiner Bestandteile.
Motivation für den Hersteller
Die Technische Dokumentation ist für den Produkthersteller von hoher Bedeutung, da sich dieser mit einer vollständigen Dokumentation gegen Risiken in Bezug auf die gesetzliche Produkthaftung absichern kann. Darüber hinaus kann der Hersteller mit einer guten Technischen Dokumentation auch dafür sorgen, dass zum einen der Anwender den vollen Funktionsumfang des Produktes nutzen kann und zum anderen eine fehlerfreie Verwendung sichergestellt ist. Letzteres führt zu einer geringeren Anzahl von Reklamationen, sodass hier für den Hersteller weniger Kosten entstehen.
Welche Varianten der Technischen Dokumentation werden unterschieden?
Der Verein Deutscher Ingenieure (VDI) stellt hierfür die Richtlinie VDI 4500 Blatt 1 mit dem Titel "Technische Dokumentation - Begriffsdefinitionen und rechtliche Grundlagen" zur Verfügung. In dieser Richtlinie werden zwei Kategorien definiert: Die Interne Technische Dokumentation und die Externe Technische Dokumentation.
Was ist die Interne Technische Dokumentation?
Unter diesem Begriff werden sämtliche produktrelevanten Dokumente zusammengefasst, welche innerhalb der Herstellerfirma erstellt und aufbewahrt werden. Der Hersteller erfüllt damit auch seine Nachweispflicht, die geltenden Vorgaben und Gesetze beachtet zu haben. Da die Interne Technische Dokumentation typischerweise die relevanten Informationen aus dem Produktentstehungsprozess enthält, liegt ihre Erstellung meist in der Verantwortung der Entwicklungsabteilung. Neben technischen Zeichnungen und Fertigungsunterlagen umfasst die interne Dokumentation auch Lasten- und Pflichtenhefte, Risikobewertungen, Prüfberichte, Unterlagen der rechnerischen Auslegung und Maßnahmen aus dem Qualitätsmanagement.
Was ist die Externe Technische Dokumentation?
In der Externen Technischen Dokumentation sind alle Produktinformationen enthalten, die für den Nutzer von Bedeutung sind, und zwar nicht nur für die eigentliche Nutzung, sondern abhängig vom Produkt auch für Montage, Inbetriebnahme, Wartung und Entsorgung. Wichtige Dokumente der Externen Technischen Dokumentation sind also die Montage- und Betriebsanleitung, Supporthinweise, Ersatzteilkataloge sowie Hinweise zur Entsorgung.
Gesetzliche Grundlagen und Normen für eine technische Dokumentation
Auf europäischer Ebene ist es unter anderem die "Richtlinie 2001/95/EG über die allgemeine Produktsicherheit", welche vom Hersteller eine Technische Dokumentation fordert. Die Umsetzung dieser Richtlinie erfolgt in Deutschland über das Produktsicherheitsgesetz ProdSG. Das Ziel dieser Vorschriften liegt darin, dass sämtliche Produkte im Europäischen Binnenmarkt für den Verbraucher sicher sein sollen. Ist dies nicht der Fall, muss der Hersteller insbesondere bei einer mangelhaften Technischen Dokumentation für entstandene Schäden haften (Produkthaftungsgesetz).
Bei der sachgemäßen Erstellung einer Technischen Dokumentation kann sich der Hersteller neben der bereits erwähnten VDI-Richtlinie 4500 auf die Normen DIN EN 82079 (Erstellen von Gebrauchsanleitungen), DIN EN 61355 (Klassifikation und Kennzeichnung von Dokumenten) sowie DIN 199 (Technische Produktdokumentation) stützen.
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